Proyección de Ventas y Control de CRM

Muchas empresas llevan sus oportunidades y prospectos en un software CRM el cual les permite gestionarlas de mejor forma, también permiten saber el estado actual de las oportunidades activas, poder obtener proyecciones de ingresos y cruzar la data con los presupuestos para poder adaptar los planes comerciales cómo corresponda.

Las complicaciones aparecen cuando es necesario obtener cierta información del CRM para un directorio o entregársela a ciertas personas que no tienen acceso al software:

1. El CRM y el ERP no son el mismo software, por lo que es necesario cruzar la data
2. El CRM no otorga la información que los usuarios requieren
3. La reportería del CRM no se adecua las necesidades de la organización
4. No existe una forma segura y práctica de compartir la información del CRM con los tomadores de decisiones

Con estos problemas en mente, fue que iniciamos un proyecto que buscaba cruzar 3 fuentes de datos distintas, mediante las cuales se podía construir la proyección y levantar alarmas sobre las oportunidades que correspondieran. Este proyecto buscaba resolver los problemas anteriores y también alcanzar los siguientes objetivos:

1. Conectar el CRM con el ERP para poder determinar proyecciones
2. Entregar alertas sobre las oportunidades con problemas o cercanas a su fecha esperada.
3. Generar un reporte semanal enviado por email para los vendedores
4. Entregar analíticas sobre las oportunidades ganadas y perdidas
5. Entregar analíticas sobre las oportunidades activas
6. Entregar analítica sobre el uso del CRM

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Una vez establecidos estos objetivos, se comenzó con la prueba de concepto, evaluando lo que se podía conseguir con los conectores, softwares y planillas disponibles. Esta prueba permitió concluir que se podrían alcanzar todos los objetivos inicialmente propuestos, y de esa forma, nos pusimos manos a la obra.

El desarrollo propiamente tal tuvo una duración de 1 mes, después comenzamos con un proceso de feedback semanal y capacitaciones para todos los vendedores que requerían acceso a la plataforma. Durante el proceso de feedback y capacitaciones los reportes recibieron varias mejoras que permitieron satisfacer de mejor forma las necesidades de los usuarios.

Otra parte importante de este desarrollo fue la implementación de un reporte automático semanal enviado por email a los vendedores, permitiendo ver rápidamente la información más importante respecto a las oportunidades activas desde la comodidad del correo electrónico y tiene un hipervínculo al reporte completo.

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Actualmente este reporte es parte fundamental del funcionamiento del equipo comercial, permite que el equipo de vendedores pueda consultar su información rápidamente, que los usuarios del CRM puedan limpiar los datos de forma más eficaz y gestionar fácilmente las oportunidades, y que los tomadores de decisiones puedan considerar la información de las oportunidades para las proyecciones, presupuestos y consultar lo históricamente ganado de forma rápida, sencilla y desde cualquier dispositivo.