Medición de Tiempos de Equipos de Trabajo

Es normal que, en las empresas donde se trabaja con proyectos, se quiera medir el rendimiento de un equipo de trabajo y todas las derivadas de control de gestión aplicables como lead-times, cumplimientos de tiempos, presupuestos, costos, etc. Para medir se utilizan generalmente softwares como el ERP propio (SAP, Odoo, Softland, AX, etc); Project; Liquidplanner; Trello; entre otros; los cuales no permiten cruzar la información entre módulos, tampoco agregar fuentes externas de información, ni hacer cálculos personalizados, resultando en el problema de descargar la data a Excel para poder trabajarla.

Datawalt, en conjunto con un cliente, le dieron solución a este problema en base a la elaboración y automatización de un reporte de Rendimientos de Equipos, con el fin de cumplir con 3 objetivos:

1. Ganar tiempo, al eliminar la elaboración manual de reportes semanalmente.  
2. Otorgar transparencia a la empresa del estado de sus proyectos.
3. Entregar una mejor visualización de la data dentro del software de gestión de proyectos para mayor     comprensión y así obtener información valiosa para el negocio.

Luego de determinar los objetivos, se comenzó con rondas de feedback y estudio de datos para poder determinar qué KPIs eran específicamente necesarios y qué preguntas deberían responder estos reportes, delineadas como las siguientes:

1. ¿Cuántos trabajos estamos entregando puntualmente a la semana? ¿y al mes?
2. ¿Cuántos proyectos están en la cola de trabajo?
3. ¿Cómo se entrecruzan los proyectos con las horas disponibles de trabajo que existen en el equipo?
4. ¿Cuánto tiempo tarda cada colaborador en terminar un proyecto?
5. ¿Cuánto tiempo tarda el equipo en terminar cada tipo de proyecto?

Con estas preguntas se preparó una prueba de concepto que sirvió de antecedente para desarrollar el reporte. El desarrollo se extendió por 2 meses con rondas de feedback semanales.

Luego de terminado el desarrollo del reporte, el cliente comenzó a utilizarlo y a otorgar feedback para ajustar y mejorar, el cual fue abordado oportunamente por nuestro equipo.

El reporte permitió automatizar muchas tareas que eran manuales para el equipo, cómo la medición de proyectos cumplidos en la semana anterior y comprometidos para la próxima semana y una visualización rápida del estado de todos los proyectos abiertos.

Gracias al control de gestión inherente al reporte, rápidamente se difundió en diversas áreas de la empresa, incluyendo gradualmente la recopilación de datos otras fuentes. Actualmente, el reporte es una herramienta indispensable para el cliente, utilizado diariamente, con la disposición de apoyo y soporte de nuestra parte.

• Automatizar los KPIs más importantes para la gestión de proyectos.
• Automatizar la revisión de metas semanales.
• Generar transparencia respecto a colas de trabajo, trabajos atrasados y tiempos de desarrollo.
• Controlar los tiempos y desarrollo delos proyectos activos con códigos tipo semáforo.