Control de Línea de Crédito de Clientes

Es de vital importancia para las empresas mantener un control constante sobre las deudas de sus clientes. Sin embargo, la tarea de controlar, medir y gestionar los datos es altamente compleja, debido a que los softwares o ERPs utilizados por las empresas muchas veces no permiten cruzar la información entre sí. Es común también que resulte difícil integrar fuentes externas de información, lo que perjudica en gran medida la calidad de los datos, obstaculizando una visualización apropiada debido a la poca conectividad entre los sistemas de información.

El proyecto surge desde la necesidad de un cliente de controlar la venta de Producto A (Nueva área de ventas), tanto en ingreso como en la deuda generada por clientes. Por lo tanto, se necesitaba concretamente generar KPIs que visibilizaran el estado de la deuda para enviar alertas sobre el estado de las líneas de créditos y así tomar las acciones preventivas y reactivas correspondientes, a través de la extracción de información directa desde su ERP Manager.

Una vez establecidos los alcances principales del proyecto, se comenzó a navegar en el ERP con el fin de identificar la información útil para avanzar con la elaboración del proyecto. Mediante una serie de rondas de feedbacks y sugerencias de ambas partes, se lograron establecer los objetivos principales del proyecto y las preguntas necesarias que el reporte contribuyera íntegramente al desarrollo exitoso de la empresa.

Objetivos:

1. Identificar ventas de Producto A y sus deudores.
2. Identificar deuda total y deuda por cliente.
3. Identificar deuda vencida y plazos de vencimiento.

Preguntas que debía responder el reporte:

1. ¿Qué documentos de ventas son los que están asociada a la deuda?
2. ¿Qué documentos de ventas están vencidos?
3. ¿Cuántos días de vencimiento lleva la deuda?
4. ¿Qué cupo total de la línea de crédito del cliente ha sido utilizado?
   

Una vez establecidos los objetivos, identificadas las preguntas que se debían responder y la información del ERP que se debía utilizar, se elaboró una prueba de concepto que cumplía con todos los puntos antes mencionados. Una vez presentada, se mantuvo una serie de reuniones semanales sobre validación de datos y oportunidades de mejora de la actual demo.

Luego de aproximadamente un mes y medio de trabajo en conjunto, se lograron cumplir los objetivos y propuestas iniciales del proyecto, lanzándolo para el área solicitante del reporte, el cual ayudó a visibilizar la información que, hasta antes de su lanzamiento, les era complejo visualizar.

Este proyecto no se limitó a la creación del reporte. Luego de unas semanas de su lanzamiento y un par de reuniones previas, se incluyó una pequeña mejora, pero de muchísima utilidad para la organización: una alerta semanal del estado de la línea de crédito por cliente. Esta herramienta mejoró bastante las gestiones realizadas con respecto a las líneas de crédito, puesto que el enfoque del equipo a cargo cambió desde las aplicaciones reactivas hacia aplicaciones preventivas que permiten anticipar y mejorar la toma de decisiones.

En vista de su eficacia, el reporte se convirtió en una herramienta esencial para el equipo de trabajo del cliente, por lo que, hasta el día de hoy, se sigue entregando soporte cada vez que sea necesario.

En suma, los principales logros fueron:

1. Identificar la deuda especifica de producto A por clientes.
2. Automatizar KPIs de deuda total, deuda vencida y días calle.
3. Automatizar el control del “consumo” de la línea de crédito por cliente.
4. Automatizar avisos semanales para los vendedores sobre estados de la línea de crédito de sus clientes.